Les frais kilométriques en portage salarial
Les frais kilométriques représentent un remboursement octroyé par une entreprise à un salarié afin de contrebalancer les dépenses engendrées par l’utilisation de son propre véhicule à des fins professionnelles. Cela s’applique aussi à un consultant opérant au sein d’une entreprise de portage salarial, qui a la possibilité d’utiliser son véhicule personnelle lors d’un déplacement en lien avec une mission chez un client. Cette option présente l’avantage significatif de permettre au salarié porté de réduire ses charges en faisant valoir les frais kilométriques comme déduction fiscale.
Toutefois, pour bénéficier de cet avantage fiscal, le consultant en portage salarial doit se conformer à des conditions spécifiques préalablement établies par l’Urssaf. Quels sont les conditions requises pour bénéficier des frais kilométriques ? Que couvrent les frais de kilométriques ? Comment sont-ils calculés ? Dans cet article, nous tâcherons de repondre à toutes à ce sujet.
Quelles sont les conditions pour bénéficier des frais kilométriques ?
En portage salarial, le consultant peut faire passer ses frais kilométriques en dépenses professionelles. Dans ce cas, l’indemnité kilométrique sera déductible du revenu imposable du consultant en portage salarial. Toutefois, les indemnités kilométriques sont régies par un ensemble de conditions spécifiques établies en conformité avec les directives de l’URSSAF. En effet, pour être éligible aux indemnités kilométriques, certaines circonstances doivent être remplies de manière précise :
- Aucune option de transport en commun ne doit être disponible pour vous rendre de votre domicile au lieu de votre mission
- Le véhicule utilisé doit être votre véhicule personnel
- Vous devez consigner chacun de vos déplacements
- Vous devez fournir une copie de la carte grise du véhicule
- Le lieu de mission doit se trouver à au moins d’une heure et demie en transport en commun de votre domicile
- Le lieu de mission doit se trouver à au moins 50 kilomètres en véhicule de votre domicile
Les frais kilométriques ne couvrent pas seulement vos déplacements entre votre domicile et votre lieu de mission. En effet, comme nous le verrons par la suite, les frais kilométriques couvrent d’autres dépenses nécessaire à à vos trajets en véhicule.
Quels frais sont couverts par les frais kilométriques ?
Les frais kilométriques englobent divers dépenses liés à l’utilisation d’un véhicule, représentant une estimation globale des dépenses nécessaires pour parcourir une certaine distance. Ces dépenses kilométriques constituent un ensemble complexe comprenant plusieurs aspects majeurs :
- L’usure du véhicule : ce montant englobe l’investissement nécessaire pour mettre votre véhicule en condition pour les déplacements prévus dans le cadre de missions professionnelles.
- Les dépenses en carburant : l’un des éléments les plus significatifs des frais kilométriques. Ces coûts comprennent les dépenses en essence ou en diesel indispensables pour couvrir les trajets professionnels.
- La prime d’assurance automobile : Cette prime est essentielle pour couvrir les risques associés à l’utilisation du véhicule, garantissant une protection appropriée en cas d’accident ou de dommages.
- Les frais d’entretien du véhicule : Cela englobe les coûts liés à l’entretien régulier, aux réparations et aux services nécessaires pour maintenir le véhicule en bon état de marche tout au long des missions.
Cependant, il est important de noter que certaines dépenses ne sont pas prises en compte dans cette évaluation complète des frais kilométriques. Les frais de stationnement, qui surviennent lorsque le véhicule est laissé en stationnement, ainsi que les frais de péage, qui se présentent lors de l’utilisation de routes payantes, ne sont pas inclus dans cette estimation. Ils représentent des coûts additionnels qui doivent être considérés séparément et gérés en conséquence.
Quel est le barême pour les frais kilométriques ?
Chaque année, l’Urssaf publie un barème spécifique qui tient compte des différents types de véhicules. Ces échelles de tarification jouent un rôle essentiel pour les professionnels dans le cadre de chaque mission.
Conclusion
Contrairement au statut d’autoentrepreneur, le consultant en portage salarial a la possibilité de tirer profit des avantages liés aux frais kilométriques, un aspect important de son activité professionnelle au sein d’une société de portage salarial. Ces frais, qui couvrent les dépenses encourues lors de déplacements professionnels, se distinguent par leur déductibilité du revenu net imposable du consultant. Cette caractéristique offre un avantage conséquent en contribuant à réduire la base imposable, ce qui a un impact positif sur le salaire net perçu par le professionnel.
Toutefois, il convient de noter que le fonctionnement de l’indemnité kilométrique repose sur un ensemble de règles strictes établies par l’URSSAF. L’objectif premier de ces conditions est de veiller à l’éligibilité et à la conformité des dépenses prises en compte. En effet, les consultants engagés en portage salarial doivent répondre à ces critères préalables pour avoir droit aux indemnités kilométriques. Cette démarche requiert ainsi un suivi méticuleux des déplacements effectués ainsi qu’une documentation exhaustive pour étayer les réclamations.
Les frais kilométriques, à l’instar des frais professionnels, constituent un des aspect significatif du fonctionnement d’une société de portage salarial, offrant des avantages non négligeables pour les consultants dans le cadre de leur activité professionnelle. Cependant, ces avantages sont assortis de conditions précises à respecter et exigent une gestion minutieuse pour assurer la conformité. Cette mesure, englobant diverses dépenses liées à l’utilisation du véhicule, vise à alléger la charge financière du consultant tout en renforçant l’efficacité et la flexibilité de son travail au sein de la société de portage salarial.
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