Quels types de frais professionnels puis-je faire passer en portage salarial ?

Avec le portage salarial, le consultant en portage peut accéder au régime général, sans avoir à créer une entreprise tout en restant totalement indépendant. Tout comme un indépendant, le consultant en portage engage des frais liés à ses activités professionnelles. Cependant le portage salarial offre la possibilité au consultant porté de déclarer des frais professionnels. Lesquels ?

Les frais professionnels sont classés en catégories.

Il existe deux grands types de dépenses professionnelles. Les frais de fonctionnement (non refactuable au client) et les frais de mission (refacturable au client). Ces deux catégories regroupent différents types de frais : frais de transport, frais de mobilité, frais kilométriques, entre autres.

Frais de mission (refacturables)

Les frais de mission sont inhérents au travail du consultant en portage salarial, ils ne font pas partie de la rémunération de la prestation.

Ils comprennent les frais de transport, d’hébergement, de repas ou de déplacement qui sont engagés par les consultants en portage; cependant, ils sont imputables au client.

Par exemple, un porteur est amené à se rendre à Marseille pour rencontrer des clients. Les frais d’hébergement, de transport, d’hôtel, etc. Liés à la mission sont refacturables au client et peuvent donc être remboursés.

Frais de fonctionnement (non refacturables)

Les frais de fonctionnement sont un autre type de frais professionnels. Le principal avantage de déclarer les frais professionnels en portage salarial est qu’ils ne sont pas déductibles fiscalement et ne sont pas soumis aux cotisations sociales. Sachez qu’en portage salarial, plus l’employé liste de frais professionnels (et donc cotise moins), plus ses cotisations sociales sont réduites mais son salaire net augmente et inversement.

Quels sont les frais professionnels déclarés en portage salarial ?

Outre les frais payés par le salarié pour soutenir ses activités professionnelles, certains frais sont exonérés du chiffre d’affaires du salarié dans le cas où le salarié les déclare comme frais professionnels. Une fois les cotisations sociales et l’impôt sur le revenu prélevés.

Frais au forfait et hors forfait

En portage salarial, il existe des frais au forfait et des frais hors forfait pour les consultants en portage. Il s’agit des forfaits grands voyageurs (GV) et petits voyageurs (PV). Ils sont destinés au consultant qui se déplace fréquemment dans le cadre de son travail.

Le forfait grand voyageur (GV)

Ces forfaits sont destinés au consultant qui s’absente souvent de son domicile pour répondre aux exigences de son travail et qui n’est pas en mesure de rentrer tous les soirs. Ces forfaits comprennent :

• Le forfait déjeuner
• Le forfait dîner
• Le forfait petit-déjeuner et petit-déjeuner logement 

Les forfaits sont calculés en fonction d’un ensemble de directives établies par l’URSSAF et permettent aux employés dans le cas qui est grand voyageur de bénéficier d’un hébergement et d’un panier repas lors de ses déplacements.

• Le forfait indemnités kilométriques (IK)

Il est destiné aux salariés qui utilisent leur véhicule personnel pour des raisons professionnelles. Les indemnités kilométriques sont calculées sur la base du barème qui est fixé par l’URSSAF chaque année. Le calcul dépend du type de véhicule utilisé et de sa capacité fiscale, du nombre de déplacements mensuels et de la distance parcourue.

Pour pouvoir bénéficier de ce forfait, il faut :

• être dans l’incapacité de rentrer chez soi tous les soirs ; le domicile se trouve à plus de 50 km et il faut 1,5 heure de transport public (aller simple) ou aucun transport public 
• que le lieu de travail et le domicile ne soient pas tous deux en Ile-de-France
• que l’utilisation du véhicule ne soit pas à usage personnel.

Forfaits « petit voyageur » (PV)

Ces forfaits sont destinés aux consultants qui se déplacent fréquemment dans le cadre de leur travail. Contrairement au grand voyageur, le consultant qui voyage rentre chez lui chaque soir.

• le forfait d’indemnités kilométriques destiné aux petits voyageurs
  Ces indemnités sont également calculées selon le barème de l’URSSAF et sont identiques à celles des grands voyageurs. Le véhicule est également utilisé dans le cadre d’une activité professionnelle.
• le petit voyageur et les transports
  Le forfait petit voyageur est destiné aux salariés qui utilisent les transports en commun pour leurs déplacements entre leur lieu de travail et leur domicile. Pour en bénéficier, la personne doit être en possession d’un abonnement annuel valide et présenter le document à la société de portage pour être considérée comme un forfait.

Indemnité d’installation pour un nouveau logement

Il s’agit d’une allocation de 1524,30 euros pour les employés qui déménagent dans une nouvelle résidence pour des raisons professionnelles. L’allocation augmente de 127,10 euros pour chaque enfant à charge jusqu’à un maximum de trois enfants.

Frais hors forfait

Il s’agit de frais exceptionnels qu’un salarié pourrait être amené à payer dans le cadre de son travail. Si se trouve dans une circonstance de grand déplacement exceptionnel, il peut déclarer des frais hors forfait au réel (taxi pour se rendre d’un endroit à l’autre, billet de train, etc.)

Il peut déclarer des indemnités kilométriques (IK) en temps réel lorsqu’il utilise son véhicule personnel pour une tâche spécifique, etc.

Un porté qui dispose d’un abonnement annuel ou hebdomadaire aux transports publics peut déclarer cet abonnement comme une note de frais. Une personne qui déménage pour aller travailler peut bénéficier d’indemnités de frais de mobilité et déclarer toutes les dépenses liées au déménagement dans sa note de frais.

Les frais hors forfait sont remboursés au réel :

• sur présentation de justificatifs pour chaque dépense
• Si elles sont directement liées au travail du porté.

Frais professionnels en cas de télétravail

Il est possible de déclarer des frais professionnels même en cas de télétravail. Ils sont classés en trois catégories.

Les frais fixes

Un travailleur qui est à domicile peut déclarer une partie de ses dépenses fixes comme frais professionnels. Pour calculer le montant déductible, on tiendra compte de la surface consacrée aux activités professionnelles du porté par rapport à la surface totale de sa résidence. Il s’agit de :

• le loyer,
• la valeur du loyer brut pour les propriétaires,
• la taxe d’habitation,
• la taxe foncière,
• les charges de copropriété pour les immeubles en copropriété
• l’assurance habitation.

Les frais variables

Il s’agit des frais liés aux factures et à la conformité du logement, comme le gaz, le chauffage, l’électricité, etc. Dans le cas des frais fixes, le montant des frais variables déductibles est calculé en fonction de la surface du bien consacrée au travail professionnel par rapport à la surface totale de l’habitation principale.

Les frais exceptionnels

Il s’agit des frais que le salarié porté engage pour se meubler dans le cadre de son travail. Il s’agit de frais d’acquisition de matériel. Cela comprend :

• Le mobilier (bureau, chaise, étagères, etc.)
• L’équipement en ordinateurs et périphériques (tablettes informatiques, imprimantes, etc.)
• Consommables et fournitures (encre pour imprimante, ramettes de papier, etc.)
• Abonnement téléphonique ou Internet

L’adaptation des locaux

Il est possible pour un salarié de modifier un local pour l’adapter à son travail. Dans ce cas, la totalité des dépenses qui sont uniquement liées à l’adaptation du local (tests de conformité ou installation de prises, etc.) sont déductibles en tant que frais professionnels.