Tout comprendre aux frais professionnels en portage salarial

Pour un indépendant, le développement de son activité professionnelle s’accompagne souvent de nombreuses dépenses. Ce sont les fameux frais professionnels. Certains statuts d’entreprise, comme la micro-entreprise, ne permettent pas de récupérer ces frais. Pour d’autres statuts, ils permettent, au contraire, d’optimiser son salaire.

Le portage salarial offre la possibilité de récupérer les dépenses engagées par le salarié porté qui sont liées à son activité professionnelle. Vous souhaitez tout savoir sur les frais professionnels en portage salarial ? Cet article est fait pour vous.

Pourquoi déduire ses frais professionnels ?

Selon l’URSSAF, les frais professionnels correspondent à des dépenses engagées par le salarié pour les besoins de son activité professionnelle comme l’achat de matériel ou de fournitures. Ces frais sont ensuite remboursés par l’employeur. Pour un salarié en portage salarial, déduire ses frais professionnels présente beaucoup d’avantages.

Premièrement, cela lui permet de récupérer les sommes personnelles engagées dans le cadre de son activité ce qui, en soi, n’est pas négligeable. Déclarer des frais en portage salarial permet surtout d’optimiser son salaire.

En effet, en portage salarial, le montant de la paie dépend du chiffre d’affaires réalisé. Plus celui-ci est élevé, plus le montant de la paie augmente. Cependant, cela augmente également les cotisations sociales à payer.

L’intérêt de déduire des frais professionnels, c’est que leur montant n’est pas soumis aux cotisations sociales, ni à l’impôt sur le revenu. Ainsi, votre salaire net augmente alors que les cotisations sociales payées baissent.

Prenons un exemple avec un chiffre d’affaires de 10 000€ et un taux de retour d’environ 56%. Sans frais, le salaire net est donc de 5600€ et 4400€ de charges à payer. En déduisant 500€ de frais professionnels, la base du calcul des charges se fait maintenant sur 9500€.

Ainsi, vous recevez 5300€ de salaire + 500€ de remboursement de frais soit 5800€ net versés sur votre compte. L’ensemble des charges à payer n’est plus que de 4200€ soit 200 euros de moins.

Les différents types de frais professionnels

Quand on parle de la prise en charge des frais professionnels en portage salarial, il faut déjà faire une première distinction entre les différents types de frais professionnels existants. En effet, on distingue deux types de frais professionnels en portage salarial : Les frais de mission et les frais de fonctionnement.

• Les frais de mission sont des frais professionnels refacturables au client. Il peut s’agir de l’achat d’un logiciel pour les besoins d’une mission, des frais de déplacement pour rendre visite à son client etc… Les frais de missions sont rattachés à une mission précise. Ils sont négociés par le consultant et inscrit dans le contrat commercial avant le début de la mission. Ils sont payés par la société cliente selon les modalités prévues dans ce contrat.
• Les frais de fonctionnement ne sont pas refacturables au client (ou le client ne veut pas les prendre à sa charge). Il s’agit de frais qui ne sont pas directement rattachés à une mission précise comme l’achat de fournitures, la prospection, la communication ou l’achat d’une formation.

Le remboursement des frais professionnels, qu’ils soient de mission ou de fonctionnement, est possible en faisant appel à une entreprise de portage salarial. Dans les deux cas, aucunes cotisations sociales, ni impôt sur le revenu se sont payés sur les frais professionnels. En revanche, la TVA est payée sur les frais professionnels mais elle est de moins en moins remboursée.

Les frais de mission en portage salarial

Les frais de mission sont des frais professionnels rattachés a une mission précise. Ils sont négociés par le salarié porté directement avec son client avant le début de la mission et figure dans le contrat de portage.

Par exemple, un salarié porté parisien se rend à Marseille pour rencontrer ses clients. Les frais d’hébergement et de transport liés à la mission sont refacturables. Ils peuvent être remboursés avec l’accord du client et ne font pas parti de la rémunération.

Les frais de mission n’ont aucunes limites tant que le client accepte de les payer et qu’ils respectent un certain nombre de critères à savoir :

• Etre strictement lié à l’activité professionnelle et rattaché à une catégorie de frais définie par le BOSS (Bulletin Officiel de la Sécurité Sociale). On retrouve par exemple des frais de repas, de déplacement ou d’hébergement engagé par le salarié porté dans le cadre de sa mission.
• Faire l’objet d’un justificatif détaillé de la dépense.
• Correspondre à un besoin réel.

Le remboursement de ces frais refacturés se fait directement par l’entreprise cliente sur présentation des justificatifs. Les sociétés de portage salarial ne prennent donc aucune commission sur ces frais. Ils ne font également l’objet d’aucune cotisation et ne sont pas pris en compte dans le calcul de l’impôt sur le revenu.

Il faut également savoir qu’il existe deux types de frais de mission : Les frais réels ou les frais au forfait. Le remboursement des frais réels consiste à prendre en charge le montant exact des frais engagés pour la mission sur présentation des justificatifs au client final.

Dans le cas des frais au forfait (forfait repas, indemnités kilométriques etc…), la totalité du montant prévue dans le contrat pour les frais de mission est facturé sans justificatifs à fournir au client final. L’entreprise de portage salarial demande cependant à son salarié porté une déclaration des frais et les justificatifs pour le rembourser du montant exact dans un premier temps et du reliquat par la suite.

Les frais de fonctionnement en portage salarial

Les frais de fonctionnement en portage salarial sont des frais professionnels qui ne peuvent pas être rattaché à une mission précise. Ils sont liés au fonctionnement de votre activité d’indépendant. On y retrouve, par exemple, l’achat de fourniture, le loyer de votre bureau, les factures internet ou téléphone ou encore les dépenses liés au télétravail s’il vous arrive de réaliser votre travail à domicile.

Les frais de fonctionnement sont également encadrés par le BOSS et les mêmes règles s’appliquent. Cependant, la prise en charge des frais de fonctionnement est plafonnée à 30% du salaire brut versé dans le mois pour éviter les abus. Les sociétés de portage sont libres d’ajouter des règles de gestion parfois plus contraignantes.

La procédure de remboursement des frais de fonctionnement diffère de celle des frais de mission. En effet, le remboursement des frais de fonctionnement ne prend pas uniquement la forme d’un virement de la somme dépensé.

Cette somme est déduite du chiffre d affaires réalisé ce qui fait donc baisser le montant des charges à payer. C’est donc un puissant moyen d’optimiser sa rémunération car le remboursement des frais de fonctionnement n’est pas soumis aux cotisations sociales et à l’impôt sur le revenu.

Pour conclure

Contrairement à d’autres statut, un salarié en portage salarial peut bénéficier du remboursement de ses frais professionnels si les dépenses sont justifiées. Cela permet à un consultant indépendant d’optimiser son salaire car le remboursement des notes de frais ne sont pas soumises à l’impôt sur le revenu et aucunes cotisations sociales ne s’appliquent. 

La principale limite est que le montant remboursé mensuellement ne peut être supérieur à 30% de la rémunération mensuelle brut.