Le remboursement des frais professionnels en portage salarial

Parmi les nombreux avantages que compte le portage salarial pour un travailleur indépendant, il y a la possibilité, pour les salariés portés, de déduire et récupérer leurs frais professionnels pour optimiser leur rémunération nette.

Cependant, la procédure de remboursement n’est pas la même selon le type de frais professionnels en question. Pour y voir plus clair, nous vous proposons dans cet article de vous expliquer comment se déroule le remboursement des frais professionnels en portage salarial.

Les différents types de frais professionnels

En portage salarial, un salarié porté peut déduire deux grands types de frais professionnels : Les frais de mission et les frais de fonctionnement.

• Les frais de mission sont des frais professionnels dit refacturables au client. Il s’agit le plus souvent de frais de déplacements de son domicile à son lieu de travail, d’hébergement ou de restauration. Pour rentrer dans le cadre des frais de mission, la dépense doit pouvoir être rattachée à une mission précise. Ces frais doivent être négociés par le salarié porté avec l’entreprise cliente avant le début de la mission. ils doivent figurer dans le contrat de prestation.
• Les frais de fonctionnement eux, sont des frais professionnels qui ne sont pas refacturables au client ou que le client ne veut pas prendre en charge. Ce type de frais ne peut pas être rattachés directement à une mission précise. On retrouve par exemple les frais de prospection, les frais de télétravail ou les indemnités forfaitaire de transports.

Qu’ils soient de mission ou de fonctionnement, ces frais professionnels doivent respecter certains critères pour être considérées comme tel par l’URSSAF à savoir :

• Les dépenses doivent être strictement liées à l’activité professionnelle et rattachées à une catégorie de frais professionnels définie par le BOSS (Bulletin Officiel de la Sécurité Sociale). On y retrouve par exemple des frais de repas, de déplacement ou d’hébergement engagés par le salarié porté dans le cadre de sa mission.
• Les dépenses doivent faire l’objet d’un justificatif détaillé.
• Les dépenses doivent correspondre à un besoin réel pour l’employeur.

Les frais professionnels, qu’ils soient de mission ou de fonctionnement, bénéficient d’une exonération de cotisations sociales et ne sont pas soumis à l’impôt sur le revenu. Ils ne rentrent pas dans l’assiette du calcul du chiffre d’affaires. En revanche, en portage salarial, la procédure de remboursement varie selon le type de frais professionnels.

Le remboursement des frais de mission

Par définition, les frais de mission sont refacturables au client. C’est donc le client final qui va rembourser ces frais au moment du règlement de la prestation sur présentation des justificatifs comme convenu dans le contrat de prestation. Les frais de mission ne font pas parti de la rémunération du salarié porté. Aucune commission n’est donc prélevée sur ces frais par l’entreprise de portage salarial.

Concrètement, à la fin d’une mission, UnCDI envoi la facture correspondant à la prestation fourni à l’entreprise cliente comme convenu dans le contrat de prestation. Nous transmettons également les notes de frais à régler prévues dans le contrat ainsi que les justificatifs correspondants. Lors du versement du salaire à notre salarié porté, nous envoyons en plus l’intégralité du montant des notes de frais de mission reçues.

Si le contrat de prestation signé prévoit un remboursement des frais professionnels de mission au forfait plutôt qu’au réel (indemnités kilométriques, forfait repas etc…), la société de portage facture la totalité du montant prévu et la reverse à son salarié porté.

Tant que l’entreprise cliente accepte de prendre en charge les frais professionnels de mission, il n’existe aucune limite à leur montant pour leur remboursement contrairement au frais de fonctionnement.

Le remboursement des frais de fonctionnement

La procédure de remboursement des frais professionnels de fonctionnement diffère de celle des frais de mission. En effet, ces frais ne vont pas être remboursés directement par le client mais plutôt déduit du chiffre d’affaires réalisé ce qui fait donc baisser le montant des charges à payer. Par la suite, ces frais professionnels sont réintégrés dans le salaire du salarié porté.

C’est donc un moyen efficace d’optimiser sa rémunération nette. En effet, le remboursement des frais de fonctionnement n’est également pas soumis aux cotisations sociales et à l’impôt sur le revenu.

On retrouve par exemple, dans cette catégorie de frais professionnels l’achat de fourniture, les factures internet, les dépenses de transport du salarié pour se rendre sur son lieu de travail etc…

Les frais de fonctionnement rentrent également dans le cadre réglementaire du BOSS et les mêmes règles s’appliquent. Toutefois, la prise en charge des frais de fonctionnement est plafonnée à 30% du salaire brut versé dans le mois pour éviter les abus. Les sociétés de portage sont libres d’ajouter des règles de gestion parfois plus contraignantes.